Ab welcher Größe arbeiten Teams in Projekten nicht mehr effektiv und effizient? Teil 2

Die optimale Größe von Teams leitet sich aus dem Brook’schen Gesetz ab. Das heißt, die Anzahl der Beziehungen und damit der Kommunikationsbedarf steigt exponentiell mit der Anzahl der Teammitglieder. Das bildet auch die mathematische Formel zur Berechnung der Kommunikationsbeziehungen (K) der Teammitglieder (n) ab:

K= n * (n-1) /2)

Die Formel zeigt: Die Anzahl der Kommunikationsbeziehungen steigt exponentiell zur Anzahl der Teammitglieder.

Bei 5 Teammitgliedern bestehen 10 Kommunikationsbeziehungen, bei 7 sind es 21 und bei 10 Teammitgliedern sind es ganze 45 Beziehungen. Die Konsequenz ist, dass es mehr Abstimmung, Meetings und Informationen bedarf. Die Kommunikation wird so insgesamt umständlicher.

Empirische Untersuchungen haben gezeigt, dass ab ca. 8 Teilnehmern ein zeitlich geplanter Kommunikationsaustausch notwendig ist. Mit größer werdenden Teams „passiert“ Kommunikation nicht mehr nebenher, sondern muss durch ein Projekt-Management organisiert werden. Kommunikation funktioniert plötzlich nur noch, wenn sie zweckmäßig strukturiert wird.

Das bedeutet auch, dass zusätzliche Kapazitäten überwiegend verpuffen, da überproportional mehr Abstimmung und Kommunikation notwendig wird. Diese Kommunikationszeit ist – außer für Berater – keine produktive Arbeitszeit.

Beispiele

Nehmen wir an, eine einzige Kommunikationsbeziehung erfordert durchschnittlich 30 Minuten pro Tag. Bei bis zu 21 Beziehungen könnten diese „zwischendurch“ erledigt werden. Es besteht eine 35 Stundenwoche mit 5 Arbeitstagen und 7 Arbeitsstunden pro Arbeitstag. Die Produktivitätsrate der Mitarbeiter beträgt 70 %.

  • Einem 7-köpfigen Team stehen netto 34,3 Arbeitsstunden pro Tag zur Verfügung (7 Mitglieder á 7 Stunden mit 70 % Produktivität).
  • Bei einem Team von 10 Mitgliedern mit 45 Beziehungen werden für die Kommunikation 22,5 Stunden Zeitaufwand pro Tag pro Team (45 * 30 Minuten = 1.350 Minuten) benötigt. Einem 10-köpfigen Team stehen 49 Arbeitsstunden pro Tag zur Verfügung. Reduziert man dies um die 22,5 Stunden Kommunikationszeit, verbleiben netto noch 26,5 Arbeitsstunden für ein produktives Arbeiten am Tag.
  • Bei einem Team von 20 Mitgliedern mit 190 Beziehungen fallen 95 Stunden Zeitaufwand pro Tag pro Team (190 * 30 Minuten = 5.700 Minuten) für Kommunikation an. Einem 20-köpfigen Team stehen 98 Arbeitsstunden pro Tag zur Verfügung. Reduziert man dies um die 95 Stunden Kommunikationszeit, verbleiben netto nur noch 3 (!) Arbeitsstunden für ein produktives Arbeiten am Tag.

Was bedeutet das Brook’sche Gesetz für Krisenprojekte?

Kommunikationszeit könnte durch strukturelle Maßnahmen reduziert werden. Häufig passiert das jedoch auf Kosten von Motivation. Schnell fehlt dann das „Menschelnde” im Projekt und ein „Flow“ stellt sich nicht mehr ein.

In konstruktiv-kreativen Prozessen wie Workshops kann zwar die Zeit für Abstimmung und Kommunikation effizienter und effektiver genutzt werden. Allerdings gilt auch hier: Werden es mehr als 7 Teilnehmer, so wird ein outcome-orientierter Workshop nicht mehr produktiver. Deswegen ist in solchen Fällen immer eine Gruppenteilung ratsam.

Die Optimale Größe von Teams

Es macht also Sinn, die Projekt-Teamgröße von 7 Mitgliedern nicht zu überschreiten, wenn man nicht mehr als 30 % der verfügbaren Zeit für Koordination und Kommunikation verwenden will.  Andernfalls sollten Sie entweder ein ganz neues Projekt starten, dass über die richtige Teamgröße verfügt oder die Produktivität der Teammitglieder im bereits bestehenden Projekt erhöhen, z.B. indem Hindernisse beseitigt werden.

Das Brook’s Law ist ein fester Bestandteil des SYSTEM 100. Lesen Sie hier mehr zum SYSTEM 100.

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