Der Einsatz eines Project Management Office in Krisenzeiten

Wie wichtig ein Project Management Office (PMO) für den Erfolg eines Projekts ist, haben inzwischen viele Krisenunternehmen und Sanierungsberatungen erkannt. Das PMO ist da, um sich um alle strategischen, taktischen und operativen Fragestellungen im Zusammenhang mit dem Projektmanagement zu kümmern.

Gerade für ein Multiprojektmanagement ist ein zentrales Project Management Office inzwischen zur absoluten Notwendigkeit geworden, denn es definiert gemeinsame Standards und Prozesse. Seine Aufgaben erstrecken sich häufig bis in die Unternehmenssteuerung, z. B. wenn es um die Auswahl von Projekten oder das Portfoliomanagement geht. Ohne ein funktionales PMO fehlen den Entscheidern wichtige Entscheidungsgrundlagen.

Konsequenzen eines fehlenden Project Management Office

Das Fehlen eines PMO kann zu vielfältigen Problemen führen, so z. B. zu:

  • einer unvollständigen oder fehlenden Priorisierung der Projektliste
  • unbekannten Abhängigkeiten zwischen den Projekten
  • unklaren Zielen in den einzelnen Projekten
  • einer unrealistischen Planung der Projektaufwände
  • fehlender Kalkulation der tatsächlichen Projektkosten
  • einer unvollständigen Übersicht der Ressourcenauslastung
  • einer fehlenden Übersicht der Fähigkeiten der Ressourcen
  • fehlenden Abbruchkriterien

Ein effizientes und effektives PMO schafft Transparenz im Projektumfeld, egal ob gerade viele oder wenige Projekte bearbeitet werden.

In diesen unsicheren Zeiten sollten Sie beim Projektmanagement auf keinen Fall an den falschen Stellen sparen. Stattdessen kann ein optimiertes Projektmanagement dazu beitragen, dass Ihre Projekte einen noch höheren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Ein gut aufgestelltes PMO leistet einen essenziellen Beitrag dazu.

In der Krise kann es nicht nur klare Entscheidungsgrundlagen bereitstellen, sondern gegebenenfalls sogar selbst kritische Entscheidungen treffen. Darüber hinaus unterstützt es Projektteilnehmer bei Schwierigkeiten als verlässliche Anlaufstelle.

Was benötigt ein Project Management Office, um in einer Krise wirklich helfen zu können?

Das PMO benötigt in einer Krisensituation vor allem:

  • einen physischen & einen virtuellen War Room
  • ein jederzeit verfügbares Dashboard
  • eine klare Befehlskette (chain of command)
  • eindeutige Kommunikationskanäle
  • kurze und schnelle Planungszyklen
  • einen beschleunigten und schlanken Feedback Prozess

Die richtige Positionierung des PMO im Unternehmen

Um von Beginn an die Weichen für ein erfolgreiches Projektmanagement zu stellen, sollte zuerst die Frage nach dem „Wo?“ beantwortet werden. Das heißt: Auf welcher Ebene soll das Project Management Office in die bestehenden Unternehmensstrukturen eingegliedert werden? Das folgende Organigramm zeigt, welche unterschiedlichen Möglichkeiten es hierfür gibt:

PMO-Organigramm

Ein PMO lässt sich prinzipiell in drei verschiedenen Unternehmensebenen einsetzen: Der operativen, der taktischen und der strategischen Ebene.

Die operative Ebene

Auf operativer Ebene bietet ein PMO grundlegend und zentral Support sowie Controlling und Lenkung für einzelne Projekte. Damit stellt es Professionalität und die Anwendung anerkannter Prinzipien und Praktiken in allen Projekten sicher. Das kann z. B. die Auswahl einer Projektmanagement-Methode, die Unterstützung von Teams bei der Logistik, die Erstellung regelmäßiger Berichte und Protokollierung sowie die Risikobewertung umfassen.

Die taktische Ebene

Auf taktischer Ebene bietet das PMO gerade für Business Units einen besonderen Mehrwert: die Koordination mehrerer Projekte und das Management projektübergreifender Abhängigkeiten. Das kann sowohl die projektübergreifende Integration von Ressourcen als auch die Einhaltung der Disziplin im Projektmanagement beinhalten.

Die strategische Ebene

Auf strategischer Ebene umfasst das PMO alle Aspekte eines operativen und taktischen PMO, es kann Projekte jedoch auch in Bezug auf Unternehmensziele und -strategien priorisieren. Es berät die Geschäftsleitung u. U. außerdem über die Zweckmäßigkeit von Projektinvestitionen.

Die funktionalen Ebenen des PMO

Abgesehen von den Unternehmensebenen kann ein PMO auch aus funktionaler Sicht unterschiedlich gestaltet werden. Dabei existieren ebenfalls funktionelle Ebenen, die jedoch nichts mit den zuvor geschilderten Unternehmensebenen zu tun haben:

  1. Unterstützung (Supportive PMO)
  2. Steuerungs- und Überwachungsfunktion (Controlling PMO)
  3. Lenkungsaufgaben (Directive PMO)

Auf welcher dieser Ebenen das Project Management Office in Ihrem Unternehmen genau agiert, muss immer kontextbezogen geklärt werden.

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